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Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data)

Última actualización: 6 de octubre de 2026

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o complementen, Orizon Legaltech, identificada con NIT 1053819636-4, en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, informa su política de tratamiento a los titulares de la información.

1. Responsable del tratamiento

2. Datos que recolectamos

  • Datos de identificación de usuarios: nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono.
  • Datos de la firma/despacho: razón social, información de facturación.
  • Datos de los procesos judiciales gestionados por cada firma, que pueden incluir información de terceros (demandantes, demandados, apoderados) vinculados a dichos procesos.

Orizon LegalTech no recolecta directamente datos sensibles de los usuarios. En caso de que la información de un proceso judicial contenga datos sensibles de terceros (por ejemplo, relacionados con procesos de familia o penales), dicha información es tratada exclusivamente en calidad de Encargado del Tratamiento, por instrucción y bajo la responsabilidad de la firma que administra el proceso.

3. Finalidades del tratamiento

  • Prestar el servicio de gestión y vigilancia judicial contratado.
  • Prestar las funciones del asistente de inteligencia artificial Orión, cuando el usuario lo utilice.
  • Administrar el acceso y la seguridad de la plataforma.
  • Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio.
  • Cumplir con obligaciones legales y contractuales.
  • Facturación y gestión administrativa del servicio.

4. Derechos del titular de la información

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
  • Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. Cómo ejercer sus derechos

Las solicitudes relacionadas con sus datos personales (consultas, reclamos, actualización, supresión o revocatoria de autorización) pueden presentarse a través de:

Plazos de respuesta:

  • Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta en dicho término, se informará al titular antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
  • Reclamos: se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Encargados del tratamiento

Orizon LegalTech podrá compartir información con terceros que actúan como Encargados del Tratamiento para la correcta prestación del servicio, incluyendo:

  • Proveedor de infraestructura y alojamiento: HostDime, con servidores ubicados en Bogotá, Colombia.
  • Proveedor de envío de correos electrónicos (alertas y recuperación de contraseña): Brevo, con sede en Francia (Unión Europea).
  • Proveedor de servicios de inteligencia artificial, con infraestructura fuera de Colombia, para las funciones del asistente Orión: procesa las consultas de los usuarios y la información necesaria para responderlas, únicamente con ese fin.
  • Entidades financieras y procesadores de pago, para los pagos con tarjeta débito o crédito y las transferencias bancarias.

Estos terceros están obligados contractualmente a mantener la confidencialidad y seguridad de la información, y a no usarla para fines distintos a los aquí descritos.

7. Transferencia internacional de datos

La plataforma y sus bases de datos se alojan en servidores ubicados en Colombia. Para el envío de correos electrónicos (alertas de actuaciones y recuperación de contraseña) se utiliza Brevo, proveedor con sede en Francia (Unión Europea); por ello, el nombre y el correo electrónico de los destinatarios, así como el contenido de las notificaciones (por ejemplo, radicados y actuaciones de los procesos), pueden ser tratados en ese territorio, que cuenta con niveles adecuados de protección de datos conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Esta información viaja cifrada mediante protocolos seguros (TLS) durante todo su recorrido entre nuestros servidores y el proveedor: los datos nunca se transmiten en texto plano. A su vez, el proveedor utiliza conexiones cifradas para entregar los mensajes. Toda la comunicación con la plataforma se realiza igualmente de forma cifrada (HTTPS).

Cuando un usuario utiliza el asistente de inteligencia artificial Orión, el contenido de sus consultas, los documentos que adjunte y la información necesaria para responderlas se transmiten de forma cifrada a un proveedor de servicios de inteligencia artificial con infraestructura fuera de Colombia, que los procesa únicamente para generar la respuesta. Orizon LegalTech no almacena estas conversaciones en sus bases de datos.

8. Vigencia

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento y con las obligaciones legales y contractuales aplicables, incluyendo periodos de conservación exigidos por normas contables, tributarias o procesales.

9. Autorización

El uso de la plataforma implica que el usuario ha sido informado y otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales conforme a esta política, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.